Urządzenia biurowe w przedsiębiorstwie powinny zapewnić sprawny przebieg dokumentów. Skanowane dowody osobiste są pewnie składowane w bazie elektronicznych dokumentów jako duplikaty. Niejednokrotnie stosuje się skan w wielu urzędach czy firmach skanując między innymi dowody osobiste konsumentów. Również mamy możliwość skanować ważne dokumenty we własnym mieszkaniu. Mając je na osobistym laptopie, mamy pewność, że nawet jak się nam dokumenty gdzieś zawieruszą, to jest możliwość je błyskawicznie odszukać oraz ponownie wydrukować.